ליוויתי בעבודה פרויקט החלפה של מערכת מידע. כאן הפוסטים מהפרויקט: הבחירה, ההחלטה אם להחליף או לתקן, וניהול הפרויקט.
בחירת מערכת מידע לארגון
נכתב ב-28.03.2019
רק עכשיו קיבלתי את האישור לכתוב קצת גם על החברה שבה אני עובד לאחרונה, חברה משפחתית קטנה שעוסקת בתחום מסויים בעולם ההיטק והרפואה. אני כרגע בתפקיד שאינו מוגדר לחלוטין, אפשר להגיד שמרבית תחומי האחריות שלי הם ברמת התפעול /מחשוב בחברה.
לאחרונה עברנו תהליך של הטמעת מערכת מידע בחברה, זה לא תהליך קל ויש המון אלמנטים בהם צריך להתחשב – אלמנטים שבתחילת הדרך כלל לא הכרנו. לא חשבנו עליהם.
התהליך התחיל בבחירת מערכת המידע לחברה.
עשינו השוואות באינטרנט בין מערכות המידע, בדקנו מה אומרים על כל מערכת, שמענו דעות לכאן או לכאן על כל אפשרות שהעלנו. חודשים של מחקר אישי שגזלו לנו עשרות שעות עבודה, פגישות, התייעצויות, התכתבויות …. כל הסיפור.
לבסוף המסקנה הייתה שאנחנו לא יכולים לבחור את המערכת כי אנחנו לא מומחים בתחום, ושמשקל בחירת מערכת המידע הוא כל כך משמעותי שעדיף לקחת יועץ מערכות מידע או איש מקצוע אובייקטיבי (גם זה היה קשה למצוא) שידע לסייע לנו לבחור את המערכת הכי נכונה לחברה היום ולאיך שאנחנו רואים את החברה בעתיד.
בחרנו במיכל דיסקין, אחרי שקיבלנו המלצות רבות מלקוחות, ראינו שהיא בעלת ניסיון רב ולקוחות מרוצים (של שנים רבות). יועצת מערכות מידע מהרמה הראשונה בארץ. התהליך עדיין בעבודה, אמנם כבר בחרנו מערכת מידע אבל מיכל תהיה איתנו עד שנבצע את ההטצעה בצורה נכונה ועד שהמערכת תהיה חלק מהתהליכים שלנו בחברה בצורה טבעית.
פרוייקט מערכות מידע – החלפה או תיקון
נכתב ב-10.04.2019
נכנסנו לפרוייקט מערכות מידע מורכב, היו המון אלמנטים, עשינו בחירה של מערכת מידע ללא ייעוץ מתאים, מהלך שבסופו של דבר היה זול בהתחלה (לא היה יועץ מערכות מידע שליווה את הפרוייקט) ובסופו היה הרבה הרבה הרבה יותר יקר, יותר בעייתי. נכנסנו לתהליך התאמות מערכת מידע ואח"כ תיקון מערכת המידע בארגון שדרש אפיון מחדש של הדרישות, בדיקה מקיפה של המערכת הקיימת והפערים בין מה שאנחנו צריכים למה שיש …. יקר בכסף, יקר מאוד בזמן עבודה מבוזבז.
החלטנו לעצור את הפרוייקט, לא לבצע תיקון מערכת מידע וסידור והתאמה על פי הדרישות בפועל אלא החלטנו לאפיין ולממש את המערכת כמערכת מידע חדשה בארגון. הפעם כמו שצריך.
לקחנו יועצת מערכות מידע בעלת ניסיון, קיבלנו עליה המלצות, בדקנו את היכולת שלה להתמודד עם מערכת בסדר גודל שלנו ויצאנו לדרך. מערכת חדשה במקום הישנה.
ניהול פרוייקטים במערכות מידע
נכתב ב-06.05.2019
כבר כתבתי על הנושא, עניין מערכות המידע בארגון בו אני עובד. אחרי שנפגשנו עם מספר יועצי מערכות מידע אפשריים פגשנו את מיכל שטל, יועצת מערכות מידע מקצועית, מדוייקת, בעלת המלצות. גם אנחנו הגענו אליה דרך המלצה חמה שקיבלנו מאחד מלקוחותיה הגדולים.
ניהול פרוייקטים במערכות מידע דורשים ניסיון, מקצועיות, דיוק וחיבור לחברה, מבחינתנו היה חשוב שמי שינהל את הפרוייקט יהיה אדם עליו נוכל לסמוך בעיניים עצומות, כמובן שמקצועי ובעל ניסיון, אבל גם אנושי, בעל יכולת הכלה של מגוון רחב גורמים בחברה. מיכל היא כל זה ועוד.
ביצענו את פרוייקט החלפת מערכת המידע בארגון ומיכל ניהול אותו בצורה מושלמת, מהתכנון הראשוני, דרך האפיון החדש של מערכת המידע ועד למימוש בפועל והכנסת המערכת לעבודה.